Choose Your Own Device (CYOD)

I dag stiller du måske en standardtelefon til rådighed for dine medarbejdere, men hvor mange har en særaftale om en anden telefon begrundet med et andet behov? Vores mangeårige erfaring siger os, at det bedst lønner sig at give medarbejderne et frit valg til at vælge det arbejdsredskab, som står mål med de opgaver, de skal løse. Vi hjælper dig med sådan en løsning uden, at det koster dig én krone – vi kalder det Choose Your Own Device (CYOD).

Du kan tilbyde dine medarbejdere (med lønudbetaling fra Danmark) at vælge netop deres ønskede mobile arbejdsredskab med afregning via deres bruttoløn. Derved opnår medarbejderen en skattefordel svarende til vedkommendes trækprocent, og du kan give dine medarbejdere netop det arbejdsredskab, de ønsker at benytte- helt uden at det belaster din virksomhed  økonomisk. I forbindelse med implementeringen af CYOD ligger ansvaret for enhedens funktionalitet og drift stadig hos  dig, og derfor skal du tage højde for, hvordan denne opgaver skal løses  i en portefølje bestående af forskellige modeller, farver, versioner og producenter.

Skatteregler
Du tilbyder enhederne til dine  medarbejdere via en lønomlægning, og i dette tilfælde en reduktion af deres  bruttoløn. For at leve op til de gældende regler, skal du opfylde følgende krav:

  • Der skal foreligge en arbejdsmæssig begrundelse for enhederne samt tilbehør
  • Såfremt  din medarbejder er stillet en telefon til rådighed, med eller uden egenfinansiering, sættes medarbejderen i skat af ”fri telefon”(i 2017 svarende til kr. 2.700)
  • Din medarbejder kan maksimalt have en telefon med egen finansiering
  • Ejerskabet af enheden er entydigt dit som arbejdsgiver  Medarbejderens finansiering af enheden er udelukkende en betaling for rådighed til enheden i en fast forud defineret periode
  • Løntrækket skal være enslydende i en periode på minimum 12 på hinanden følgende måneder

Når regler er opfyldt, kan dine medarbejdere indtæde i en bruttoløngsordning, og der svares ikke indkomstskab af lønreduktionen, som forekommer ved træk fra bruttoløn. Dette giver dine medarbejderen en besparelse på ca. 42% ved bundskat/56% ved topskat af lønreduktionen.

Det er ikke et krav, at løntræk skal svare til den eksakte ydelse for enheden, og du definerer således selv  løntrækket for en given enhed. Dermed er det muligt at indregne din nuværende omkostning til arbejdstelefoner som reduktion i medarbejderens finansiering af enheden og  samtidig opfylde kravene. Det er vores anbefaling, at du som virksomhed kun yder tilskud i enheden,  og ikke i eventuelt tilbehør.

Regnestykket kan fx se således ud for en periode på 24 måneder med et virksomhedstilskud på kr. 2.500:
Pris pr. måned for valgt enhed – dit tilskud = løntræk
iPhone 6S 64 GB: kr. 315 – (2500/24) = kr. 211

De kr. 211 i lønreduktion vil så betyde en nettokonsekvens på kr. 122 eller kr. 93 alt efter om medarbejderen betaler top- eller bundskat. Ud over selve enheden kan du også inkluderer sædvanligt tilbehør fx covers, beskyttelsesfilm, ekstra lader, billader eller headsets i ordningen, som ligeledes finansieres ved en reduktion af bruttolønnen.

Sortiment
Sortimentet afklares ud fra  din virksomheds ønsker og krav, da det selvfølgelig skal understøtte den måde, I arbejder på. Fx skal operativsystemet være kompatibelt med nødvendige apps, møde sikkerhedskrav og understøtte nødvendige API’er ift. EMM/UEM understøttelse.

Bestilling
Vi tilpasser processen for bestilling din virksomhed Processen kan fx være som følgende: Hver måned åbnes op for bestillinger af det fastlagte sortiment. Liste over pågældende medarbejdere fremsendes til ADmire inden d. 5. i måneden, herefter udsendes login og medarbejderen har fx 7 dage til at foretage bestilling. Efter, at medarbejderne har lagt deres bestilling  fremsender vi ordreliste til jer for godkendelse,  og denne liste danner  grundlag for løntræksliste. Efter jeres godkendelse, bestilles enhederne til levering ved ADmire.

På baggrund af medarbejderens indtastning beregner bestillingsportalen ,  en omtrentlig månedlig nettokonsekvens, således medarbejderen kan se nettokonsekvensen af valget. Tillige udsender vi efter bestilling en ordrebekræftelse inklusiv et tillæg til ansættelseskontrakten. ADmire stiller selvfølgelig standardtekster til rådighed, som kan redigeres og som herefter uploades af ADmire til bestillingsportalen.

Det er muligt at inkludere ”kr. 0,-” enheder. Dvs. Enheder, hvor jeres tilskud dækker den fulde omkostning til enheden i aftaleperioden. Løntræk vil i dette tilfælde være kr. 0,- pr. måned, men bestilling foretages stadig via bestillingsportalen, da der jo kan være flere kr. 0,- enheder.

Levering
Levering kan foregå til fx en GLS Pakkeshop, som medarbejderen selv vælger ved bestilling Alternativt leverer vi til jeres adresser i Danmark, fx hovedlokation og lokale servicecentre. Såfremt vi  leverer til jeres lokationer, er det muligt at levere enhed og valgt tilbehør pakket sammen med medarbejders navn på således, at der ikke skal bruges unødige ressourcer på udlevering.

Inden leverance til medarbejderen kan alle enheder konfigureres efter jeres krav. Det kan fx være:

  • Enrollment og assignment i UEM/EMM
  • Opstart af enhed
  • Preload af apps
  • Isætning af SIM-kort eller hukommelseskort
  • Manuelle indtastninger
  • Montage af skærmfilm
  • Montage af cover

Ligeledes registreres serienumre på udstyr også på medarbejderniveau, og evt. valgt tilbehør pakkes sammen med enheden. På den måde s får medarbejderen alt udstyr leveret samlet klar til brug. Denne info kan selvfølgelig deles med jer, så I kan bruge det  til intern registrering af det udleverede  udstyr.

Drift
Da medarbejdernes valgte udstyr i aftaleperioden er ejet af jer, er det også jeres ansvar at enhederne er funktionsdygtige. Også hvis  medarbejderne   ødelægger en enhed ved et uheld.

På grund af medarbejdernes medfinansiering må du forvente, at enhedsprisen tillige  er  højere.. At samme årsag forventer medarbejderne også altid at have en funktionel enhed stillet til rådighed.

For at  du kender de eksakte omkostninger i aftaleperioden og samtidig  kan sikre, at medarbejderne har en funktionel telefon og adgang til kompetent teknisk support og en hurtig fejlretningsproces, anbefaler vi , at følgende services som minimum er inkluderet i aftalen:

  • Dækning for udvidet garanti og hændelige uheld som tabs- og væskeskader
  • Teknisk support pr. telefon for medarbejdere, 08:00 – 20:00 på hverdage og 10:00 – 18:00 i weekend
  • Afhentning og returnering af defekt enhed direkte til medarbejder
  • Dækning således,  at du  holdes skadesløs ved opsigelse, inkluderer også kontakt til medarbejderne for overtagelse eller returnering samt afregning med medarbejder
    • Denne dækning kan udvides til at dække ved barselsorlov, orlov og dødsfald
  • Reklamationsret jf. købeloven ved medarbejders frikøb

Udover ovenstående, kan aftalen også inkludere

  • Klargøring efter reparation jf. samme krav som ved leverance
  • Fremsendelse af låneenhed ved reparation, som sikrer, at medarbejderen har en funktionel enhed senest næste hverdag. Enheden returneres først, når medarbejdernes udbedrede enhed er retur
  • Kan også inkludere klargøring som beskrevet ovenfor

Frikøb og reklamationsret
Efter aftaleperioden varetager ADmire frikøbsprocessen mod medarbejderne. Medarbejderne tilbydes således  at overtage udstyret til markedsprisen, som typisk er 1-3 måneders ydelse (afhængig af løbetiden på aftalen), og det  betales med beskattede midler.

Når medarbejderne overtager udstyret,  er der tale om et forbrugerkøb, som  er dækket jf. købeloven og dermed  omfattet af 24 måneders reklamationsret. Denne kan tillige afdækkes af ADmire.